Waarom je nooit in 10 seconden een kroket gaat frituren

De deadline komt dichterbij. De druk neemt toe. En ineens ontstaan er magische verwachtingen: “Kan dit niet sneller?” “Kunnen we niet extra mensen inzetten?” “Kunnen we dit niet doorschuiven of misschien gewoon weg laten?“. Vaak ontstaan dit soort vragen uit de spanning tussen snelheid en zorgvuldigheid: waar het management op voortgang stuurt, vraagt de inhoudelijke uitvoering om tijd en precisie.

Maar sommige activiteiten kosten nu eenmaal tijd. Hoe graag je ook wilt, een kroket frituur je niet even in 10 seconden. Zelfs niet door de temperatuur van de frituurpan op te schroeven naar 200 graden, en zeker niet door er 5 frituurpannen naast te zetten. Ook in ERP-implementaties zijn er nu eenmaal stappen die niet te forceren zijn – hoeveel druk je er ook op zet.

Wie dat toch probeert, betaalt later de prijs. Als je de benodigde doorlooptijd van cruciale activiteiten negeert – door ze in te korten, weg te halen of onrealistisch te plannen – dan ondermijn je de kwaliteit, het draagvlak én de slagingskans van je implementatie. Je creëert een papieren werkelijkheid die in de praktijk direct onder druk bezwijkt.

Denk aan een controle van de inrichting die te gehaast wordt afgerond, waardoor bij de eerste echte transactie al een fout ontstaat. Of een datamigratie die nét niet scherp genoeg is, en vervolgens zorgt voor foutieve data die je wekenlang moet opschonen.

Waarom is dit een probleem?
Te vaak zien we dat projectmanagers in de aanloop naar een deadline voorbijgaan aan de onvermijdelijke doorlooptijd van bepaalde activiteiten. Het opbouwen van een testomgeving, een datamigratie, een goedgekeurde configuratiewijziging – het zijn geen processen die je onbeperkt kunt versnellen.

  • Feitelijke doorlooptijd: Sommige werkzaamheden – zoals het opbouwen van een testomgeving of het uitvoeren van een datamigratie – hebben een bepaalde doorlooptijd die je maar beperkt kunt beïnvloeden zonder ergens op in te boeten. De doorlooptijd wordt bepaald door degene die het uitvoert: de ervaringsdeskundige die weet wat er nodig is om het goed te doen. Meer druk versnelt het proces zelden, en verhoogt vooral het risico op fouten.
  • Spanningsboog van mensen: Werk dat diepe concentratie vereist – zoals analyse, afstemming of foutdetectie – laat zich niet eindeloos versnellen. Als iets drie dagen denkwerk vraagt, is het onrealistisch te verwachten dat het in één dag lukt zonder fouten of frustratie. Degene die dat wél voorstelt, heeft vermoedelijk nooit zélf dit soort werk gedaan.
  • Kennis en context: Extra mensen inzetten lijkt aantrekkelijk, maar zonder de juiste context en ervaring vertragen ze het proces eerder dan dat ze het versnellen. Activiteiten die leunen op inzicht en afwegingen kun je niet verdelen als lopendebandwerk. Al zet je vijf frituurpannen naast elkaar – die ene kroket moet nog steeds gewoon z’n tijd in één pan doorbrengen.

Mitigerende maatregel
Ook als de belangen botsen en de druk oploopt, moet je realistisch blijven plannen. Niet alles is oplosbaar met meer druk of meer mensen. Of kies je liever voor een planning die er netjes uitziet, maar waarvan je weet dat die in de praktijk niet gaat werken?

Wat dan wél werkt? Dat begint met een paar nuchtere uitgangspunten:

  • Accepteer de minimale doorlooptijd – Sommige activiteiten hebben nu eenmaal een ondergrens qua tijd, bepaald door wat er nodig is om het goed te doen. Dat ontkennen leidt in veel gevallen niet tot versnelling, maar tot herstelwerk.
  • Houd rekening met menselijke factoren – Kwaliteit ontstaat niet onder constante druk. Mensen hebben ruimte nodig om na te denken, af te stemmen en bij te komen. Als je die ruimte niet geeft, loopt de cognitieve belasting op – met als resultaat meer fouten, minder eigenaarschap en steeds minder zin om er überhaupt nog energie in te steken.
  • Plan realistisch, niet optimistisch – Druk uitoefenen kan soms tempo opleveren, maar het gaat altijd ten koste van iets: kwaliteit, eigenaarschap of draagvlak.
Samenvatting
Een project versnellen is niet hetzelfde als het negeren van realiteit. Sommige activiteiten hebben een minimale doorlooptijd – bepaald door de inhoud, de mens en de context.
Je kunt daarop duwen, maar dat gaat ten koste van kwaliteit, eigenaarschap en draagvlak. Realistisch plannen voorkomt herstelwerk, frustratie en een moeizame go-live.

Versnellen is een logisch verlangen onder druk, maar er zijn grenzen aan wat je kunt afdwingen. Meer budget, extra capaciteit of een strakkere planning veranderen niets aan de tijd en aandacht die soms gewoon nodig is.